本周三是行政專員日（Administrative Professionals Day），亦即是秘書節。這個已經慶祝了七十多年的節慶因何而來？未來這工種會否被AI沖擊而最終消失？

行政專員日原名為「秘書節」，在1952年由國際專業秘書協會，即現時的國際行政專業人員協會所訂立，安排在每年4月最後一個完整星期中的星期三慶祝。該節日的目的是肯定秘書行業在職場上的貢獻，並鼓勵大家投入此這事業生涯發展。

通常在「秘書節」那天，上司會為秘書送上祝賀卡或鮮花禮物，或者請秘書吃一餐。對不少秘書來說，工作的滿足感來自一份被信任，因為秘書時常要處理敏感資料，很多工作內容牽涉到公司的機密事項。專業秘書，工作上要跟各部門、各行各業的人士合作，從中感受到他人對自己尊重。至於秘書工作所面對的挑戰，最常見是職場生涯中跟不同上司和同事合作，有時難免要懂得應付不同上司個性和脾氣，更重要是秘書要有同時處理多項任務能力，準備隨時幫助上司解決各種問題。

至於秘書在「秘書節」最想收到「禮物」，原來是安排秘書上課學習新技能、參加研討會、訓練課程，讓秘書不斷自我提升，確保秘書可以跟上時代的步伐。

當然今天作為秘書最擔心的是自己這工種會否被AI取代？根據國際勞工組織（International Labour Organization）調查報告指出，生成式AI可以處理的工作與行政助理的重疊性高達9成，這些工作涉及大量重複性任務、資料收集和基本資料處理，都能被自動化系統高效處理。過去秘書主要工作是排日程、草擬會議記錄，但現在這類重複性任務已大部分被AI（如 Gemini, Copilot）自動化取代。秘書要開始學習由「自己動手做」轉為「監督AI做」。學會如何向AI下達精準指令（Prompt Engineering），對 AI 生成內容進行事實查核（Fact-checking）和語氣校對。

另外秘書為上司進行「時間管理」方面，亦傾向「精力管理」，因為在即時通訊軟件（WhatsApp）及視訊會議充斥的今天，上司的時間被極度碎片化。秘書不再是填滿日程表，而是主動預判需求 (Proactive Anticipation)，學會「拒絕」和「預留緩衝」，判斷哪些會議是必要的，哪些可以由AI 總結，從而保護上司擁有深度時間作思考（Deep Work）。

當然秘書已往作為辦公室協調者角色，在AI協作下，亦進一步可以擴展至跨時區、遠端團隊的數碼文化建設，故此在AI來臨的年代，秘書仍然有其存在價值!

編寫、報道:勞家樂